Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein de l’Opérateur des Produits Interministériels (OPI), l’assistant(e) opérationnel(le) joue un rôle central en soutenant le responsable de la mission dans ses activités quotidiennes et en facilitant la collaboration entre les différents pôles.
Cette personne sera la pierre angulaire de l’efficacité opérationnelle et veillera à ce que les processus internes se déroulent de manière fluide et efficace.
Missions principales :
– Collaborer étroitement avec le responsable du département pour préparer et finaliser divers documents de travail;
– Gérer de manière proactive l’agenda du responsable de département;
– Appuyer dans la planification des réunions transverses du département (forums mensuels, points hebdos);
– Organiser les déplacements professionnels du département;
– Planifier et gérer les réservations de salles de réunions selon les besoins de l’équipe;
– Superviser la gestion des badges d’accès pour les prestataires, en veillant à la sécurité et à la conformité des procédures.
Dans le cadre de ses missions, l’assistant(e) sera amené à interagir avec différents interlocuteurs internes afin d’assurer le fonctionnement optimal des pôles composant l’opérateur des produits interministériels (OPI).
L’assistant(e) peut être amené à prendre en charge d’autres activités, nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe.
Compétences :
Maîtriser les outils nécessaires à rendre une organisation efficiente (par exemple gestion de projet, bureautique, partage de fichiers);
Savoir-faire :
Savoir faire preuve d’initiatives et d’une certaine autonomie,
Savoir anticiper les besoins et les éventuels obstacles,
Avoir le sens de l’organisation,
Aisance dans la communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Savoir-être :
Qualités relationnelles, permettant d’interagir de manière positive avec l’ensemble des collaborateurs et des partenaires externes.
Sens de l’écoute et capacité d’adaptation pour répondre aux besoins changeants de l’organisation.
Professionnalisme, discrétion et respect de la confidentialité.
Géolocalisation du poste : 20 Avenue de Ségur 75007 Paris