Arkevia est un coffre-fort numérique gratuit qui permet de stocker et sécuriser vos bulletins de paie et documents administratifs pendant 50 ans. Cette solution dématérialisée s’impose aujourd’hui comme un outil indispensable pour gérer efficacement ses documents RH, que vous soyez salarié, fonctionnaire ou entrepreneur. Nous avons testé cette plateforme et analysé ses fonctionnalités pour vous aider à comprendre son utilité concrète.
Voici ce que nous allons aborder dans cet article :
- Le fonctionnement précis d’Arkevia et ses usages pratiques
- Les étapes d’inscription et d’utilisation pour les salariés et employeurs
- Les avantages réels en termes de sécurité, d’accessibilité et d’écologie
- Les retours d’expérience et notre avis objectif sur cette solution
Qu’est-ce qu’Arkevia et à quoi sert ce coffre-fort numérique ?
Arkevia est une plateforme en ligne accessible depuis n’importe quel navigateur, conçue pour centraliser l’ensemble de vos documents administratifs au même endroit. Contrairement à une simple boîte mail ou un dossier sur votre ordinateur, ce service offre un niveau de sécurité et de pérennité bien supérieur.
Un espace de stockage polyvalent
La force d’Arkevia réside dans sa double fonction. D’un côté, votre employeur y dépose automatiquement vos bulletins de paie chaque mois. De l’autre, vous pouvez y ajouter manuellement tous vos documents personnels : contrats de travail, diplômes, carte d’identité, passeport, attestations d’assurance, livret de famille, documents de mutuelle, etc.
L’interface s’organise autour d’un tableau de bord intuitif avec un dossier parent “Mes documents” et une “Boîte de réception” où arrivent automatiquement vos fiches de paie. Vous créez ensuite vos propres dossiers selon vos besoins : “Formation”, “Identité”, “Santé”, “Logement”… La gestion est totalement libre.
Une réponse aux obligations légales
Les entreprises ont l’obligation de conserver les bulletins de paie pendant au moins 5 ans, mais pour un salarié, cette durée s’étend à 50 ans (notamment pour calculer les droits à la retraite). Arkevia répond précisément à cette contrainte en archivant automatiquement vos documents pendant cette période, avec une suppression programmée à 75 ans.
La plateforme est conforme au RGPD et à la norme NF Z42-013, garantissant la valeur probante de vos documents numériques. Dans le cadre d’une démarche RSE, elle participe également à la réduction du papier et des coûts d’impression pour les employeurs.
Comment fonctionne Arkevia pour les salariés et les employeurs ?
L’inscription en quelques étapes
Pour créer votre compte, rendez-vous sur www.myarkevia.com et cliquez sur “Je m’inscris”. Vous aurez besoin du matricule et du code secret fournis par votre service RH (généralement communiqués par mail ou lors de votre intégration).
Vous devrez ensuite accepter la convention de mise à disposition du bulletin de paie électronique et les conditions générales d’utilisation. La création du mot de passe est encadrée : minimum 8 caractères avec au moins une majuscule, un chiffre et un symbole. Cette exigence garantit un niveau de sécurité optimal.
Une fois votre compte validé, la connexion s’effectue simplement avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. Nous vous recommandons vivement d’activer les notifications par e-mail pour être alerté de chaque nouveau dépôt ou action sur votre compte.
La réception automatique des bulletins
Chaque mois, lorsque votre employeur génère votre fiche de paie, celle-ci est automatiquement déposée dans votre boîte de réception Arkevia. Vous recevez une notification par e-mail vous informant de ce nouveau document. Aucune manipulation n’est nécessaire de votre part : l’archivage se fait automatiquement.
Si vous travaillez pour plusieurs employeurs simultanément (cas fréquent dans l’enseignement, les missions en intérim ou le portage salarial), vous pouvez lier plusieurs comptes employeurs à votre espace personnel. Tous vos bulletins se retrouvent ainsi au même endroit.
L’organisation de vos documents personnels
Au-delà des fiches de paie, nous vous conseillons d’utiliser Arkevia comme un véritable classeur numérique personnel. Créez des répertoires thématiques : “Immobilier” pour vos baux et quittances, “Véhicule” pour votre permis et carte grise, “Santé” pour vos ordonnances.
Les fonctionnalités de tri, renommage et suppression sont simples d’utilisation. Un système de filtres permet de retrouver rapidement un document en tapant un mot-clé, une date ou un nom de fichier. Vous pouvez également exporter vos fichiers pour créer une sauvegarde externe sur votre ordinateur ou un disque dur.
Le partage sécurisé
Une fonctionnalité particulièrement utile : le partage temporaire de documents. Vous devez fournir vos trois derniers bulletins de paie pour un dossier de location ? Créez un lien sécurisé avec une date d’expiration (24h, 48h, une semaine…). Votre interlocuteur accède aux fichiers sans que vous ayez à les télécharger puis les renvoyer par mail, ce qui limite les risques de perte ou d’interception.
Pourquoi choisir Arkevia : avantages pour les salariés et les entreprises
Pour les salariés : autonomie et sérénité
Le premier atout d’Arkevia est sa gratuité totale pour l’utilisateur final. Contrairement à certains coffres-forts numériques personnels qui facturent un abonnement mensuel (entre 2 et 10 euros), Arkevia ne vous coûte rien.
L’accessibilité 24h/24 et 7j/7 change radicalement la donne par rapport à une demande auprès du service RH. Plus besoin d’attendre les horaires d’ouverture pour récupérer un ancien bulletin. Vous êtes en vacances à l’étranger et devez fournir une attestation de salaire ? Vous vous connectez depuis votre smartphone et téléchargez le document en quelques secondes.
La pérennité de l’archivage constitue un autre avantage majeur. Même si vous quittez votre entreprise, votre compte Arkevia reste actif et vos documents accessibles. Cette continuité est précieuse lors de changements d’employeur fréquents ou de périodes de chômage.
Le tableau ci-dessous compare les modes de conservation traditionnels avec Arkevia :
| Critère | Papier | Arkevia | |
|---|---|---|---|
| Durée de conservation garantie | Variable | 3-5 ans max | 50 ans |
| Risque de perte | Élevé | Moyen | Très faible |
| Accessibilité | Limitée | Dépend du fournisseur | Permanente |
| Sécurité | Faible | Moyenne | Très élevée |
| Conformité RGPD | Non applicable | Partielle | Totale |
| Coût pour l’utilisateur | 0 € | 0 € | 0 € |
Pour les entreprises : efficacité et conformité
Du point de vue employeur, Arkevia simplifie considérablement la gestion administrative. Les services RH estiment qu’ils économisent en moyenne 3 à 5 minutes par bulletin de paie en supprimant l’impression, la mise sous pli et l’envoi postal. Sur une entreprise de 100 salariés, cela représente environ 60 heures de travail économisées chaque année.
Les coûts directs diminuent également : une fiche de paie papier coûte entre 0,80 et 1,50 euro (papier, enveloppe, affranchissement, archivage physique). Pour 100 salariés sur 12 mois, l’économie annuelle se situe entre 960 et 1 800 euros.
Sur le plan environnemental, les chiffres sont parlants : une entreprise de taille moyenne réduit sa consommation de papier d’environ 12 000 feuilles par an en dématérialisant ses bulletins. Cette démarche s’inscrit parfaitement dans une politique RSE et améliore l’image de l’entreprise.
Avis et retour d’expérience sur Arkevia
Notre analyse après utilisation
Nous avons testé Arkevia pendant plusieurs mois, tant du point de vue utilisateur que dans le cadre de notre activité de conseil aux entreprises. La prise en main est effectivement très rapide : moins de 5 minutes pour créer son compte et comprendre l’interface.
La simplicité reste le maître-mot. Les personnes peu à l’aise avec l’informatique y trouvent leur compte grâce à une navigation claire, sans menus complexes ni options superflues. Les retraités que nous accompagnons dans leurs démarches administratives apprécient particulièrement de pouvoir retrouver leurs anciens bulletins sans solliciter leurs anciens employeurs.
Les points forts constatés
La fiabilité du service est remarquable : nous n’avons rencontré aucune interruption de service ni perte de données durant notre période de test. Les notifications fonctionnent parfaitement et arrivent dans les minutes suivant un dépôt de document.
Le système de tiers de confiance mérite d’être souligné. Cette fonctionnalité, peu commune dans les solutions concurrentes, permet de désigner une personne (conjoint, enfant, avocat) qui pourra accéder à votre coffre-fort en cas d’hospitalisation prolongée, de maladie invalidante ou après votre décès.
Les limites identifiées
Nous avons relevé quelques aspects perfectibles. L’application mobile n’existe pas encore, ce qui oblige à passer par un navigateur web sur smartphone. L’expérience reste correcte mais moins fluide qu’une application native.
La capacité de stockage, bien que généreuse, n’est pas illimitée. Pour un usage centré sur les bulletins de paie et documents administratifs classiques, aucun problème. Mais si vous souhaitez y archiver des centaines de photos de justificatifs, vous atteindrez rapidement les limites.
Notre recommandation finale
Parmi les solutions concurrentes (Mypeopledoc, Digiposte, Payfit), Arkevia se positionne avantageusement grâce à sa gratuité totale et sa durée d’archivage de 50 ans. Si votre employeur propose Arkevia, activez votre compte sans hésiter. C’est un service sans risque qui vous simplifiera la vie administrative. Prenez simplement le temps de sécuriser votre mot de passe, d’activer les notifications et de faire une première sauvegarde externe de vos documents les plus sensibles.
