Domaine / Métier : Numérique/Spécialiste outils, systèmes d’exploitation, réseaux et télécoms
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous la responsabilité de la Responsable de la Cellule SI Usagers du pôle Qualité de la relation aux Communes et aux Usagers, vous aurez en charge :
– la gestion du processus du courrier entrant,
– la contribution à l’administration des logiciels Métiers AirsCourriers et Publik,
– l’amélioration du bon fonctionnement et de la gestion des logiciels métiers du pôle afin de faciliter l’usage auprès des utilisateurs.
Gérer le courrier entrant
Lire, analyser et dispatcher le courrier quotidien
Numériser le courrier dans le logiciel courrier et l’affecter au service instructeur
Contribuer à l’administration des logiciels métiers : AirsCourrier et Publik
Paramétrer et tenir à jour les comptes utilisateurs des logiciels
Créer les tiers et tenir à jour la base tiers des logiciels
Gérer les incidents sur les logiciels métier en lien avec la DSI
Contribuer à l’installation de nouvelles versions ou au développement de nouvelles fonctionnalités
Assister et dépanner les utilisateurs
Collecter et analyser les données
Entretenir, mettre à jour et déployer les mêmes référentiels de données dans les logiciels de la relation usagers
Logiciel courriers
Créer ou modifier les modèles de courrier dans le logiciel courrier
Intégrer toute modification dans la structure fonctionnelle d’e-courrier
Rechercher des courriers pour les services
Logiciel Gestion de la Relation aux Usagers
Élaborer des formulaires en ligne (inscription, enquête, service dématérialisé…) à la demande et en collaboration avec les services métropolitains dans le logiciel
Améliorer les formulaires existants et leurs workflows
Contribuer à la gestion des portails Connect Metz et Elus & Communes
Améliorer et faciliter les usages des logiciels métiers du pôle auprès des utilisateurs
Animer des formations à destination des utilisateurs des logiciels métier
Produire des tutoriels pour faciliter l’utilisation des logiciels et l’autonomie des utilisateurs
Préparer des trucs et astuces à diffuser aux utilisateurs
Rédiger et mettre à jour les modes opératoires courrier et services en ligne
Contribuer à l’édition de tableaux de bord sur les canaux usagers (physique, téléphonique, courrier, services en ligne…) afin d’améliorer et optimiser la qualité du service rendu
SAVOIR
Formation Bac+2 Assistant·e de gestion / Assistant·e manager / DUT Informatique, vous pouvez faire valoir une expérience dans des fonctions similaires.
Connaissances ou appétences pour l’informatique et le paramétrage de logiciels
SAVOIR FAIRE
Maîtriser les logiciels de bureautique : Suite Office 365, Word, Excel, PowerPoint, Teams
Savoir utiliser un logiciel de gestion du courrier : AirsCourrier serait un plus
Savoir utiliser un logiciel de gestion de la relation usagers ou de ticketing : Publik serait un plus
Savoir utiliser un logiciel de tableaux de bord : SAP BO Webi serait un plus
Savoir diagnostiquer des dysfonctionnements, pannes et y remédier
Faire preuve de pédagogie et être en capacité de réaliser des supports à l’attention des utilisateurs
Maîtriser l’animation et la conduite de réunion
Avoir de bonnes connaissances des règles d’expression écrite, aisance rédactionnelle
Capacité à gérer des sollicitations multiples et savoir hiérarchiser les priorités,
SAVOIR ETRE
Qualités relationnelles avérées et adaptées aux différents interlocuteurs,
Capacités d’écoute
Capacité d’analyse, de synthèse, de transmission
Capacité au travail en équipe
Faire preuve d’autonomie, de réactivité et de capacité d’initiative,
Être constructif, rigoureux et organisé,
Capacité à rendre compte,
Faire preuve de discrétion
Géolocalisation du poste : 1 place du Parlement de Metz – CS 30353 – 57011 METZ CEDEX 1
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