2022-827512 – ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) DU SERVICE

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 4 mois

Domaine fonctionnel : Numérique/Technicienne / Technicien support utilisateurs
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions de poste :
Secrétariat de la commission départementale de préservation des espaces naturels, agricoles et forestiers (CDPENAF), veiller au bon fonctionnement du service, apporter un appui aux agents du service dans leurs missions.
Fonctionnement général du Accueil téléphonique du service,
traitement du courrier arrivé et départ et notamment classement chrono informatique, gestion des courriers électroniques de la BALU du service, suivi RH : tâches administratives liées aux entretiens professionnels, aux notifications d’avancement et coefficients de prime,…Suivi des formations : diffusion des avis, remontée des inscriptions,…, Suivi des congés et absences, correspondante CASPER du service, suivi des frais de déplacement des agents sur CHORUS DT, gestion des fournitures et des – Archivage (papier et informatique).
Comme l’ensemble des assistant(e)s administratif(-ves)s des services, possibilité de suppléance occasionnelle à l’accueil général de la DDT.
Management et positionnement
Management exercé dans le poste
Sans objet
Positionnement dans la structure
sous l’autorité du chef de service
Relations internes et externes :
En interne : prioritairement les agents du service ; autres services de la DDT ; secrétariat de direction
En externe : particuliers, professionnels, élus et services communaux, autres services de l’Etat (dont préfecture), partenaires institutionnels : UDAP/ABF, CAUE ; centres ADS autonomes des collectivités,…

Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire :

– réactivité dans la diffusion des courriers, des messages
– suivi des parapheurs

Savoirs:
Connaître les techniques d’accueil du public et la charte Marianne: maîtrise.
Savoirs-faire:
Être capable d’analyser une demande d’un usager, d’y apporter une réponse ou de l’orienter correctement :maîtrise
Être capable de travailler en équipe: pratique
Savoir utiliser les logiciels bureautiques libre office : writer (dont publipostage), calc (tableurs simples) et la messagerie (dont melanissimo) :maîtrise
Savoir naviguer sur une arborescence informatique et sur internet / intranet : maîtrise
Savoir utiliser des tableaux de bord de suivi de courrier et d’activités :pratique
Savoir utiliser le logiciel badgeuse (CASPER), l’application de suivi des frais de déplacement (CHORUS DT):maîtrise
Qualités relationnelles à maîtriser :
Sens du contact et des relations humaines
Capacité d’écoute
Sens de la discrétion et de la confidentialité
Rigueur dans l’exécution des tâches et sens de l’organisation
Capacité à rendre compte
Formation continue
Lieu d’affectation : 2 QUAI DE VERDUN 82013 MONTAUBAN CEDEX
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