2021-712041 – ASSISTANT-E- DE GESTION ACHAT – DEPLACEMENT

  • Fonction Publique
  • N'importe où
  • Publié il y a 4 semaines

Domaine fonctionnel : Achats/Acheteuse / Acheteur IT
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Référent Marché déplacements

–        Accompagne les utilisateurs de la plateforme de commande billetterie et hôtels (RYDOO) et de la plateforme de dématérialisation des OM et notes de frais (NOTILIUS) :
o   Support et assistance aux utilisateurs
o   Formations en lien avec le responsable du CSP
–        Vérifie et contrôle mensuellement les ROP (relevés d’opérations) du marché déplacements, ajuste si besoin les bons de commande
–        Assure l’administration fonctionnelle de la plateforme de commande billetterie et hôtels (RYDOO) et de la plateforme de dématérialisation des OM et notes de frais (NOTILIUS) : paramétrage des outils et mises à jour des référentiels.
 
 Gestion des déplacements
 
–        Réceptionne et vérifie les OM signés
–        L’agent s’assure de la complétude des formulaires OM et EF et renvoie les dossiers non conformes.
–        Vérifie si le tiers est connu dans SIFAC, ou demande sa création
–        Gère les titres de transports demandés (commande les billets, les réceptionne et les transmet au voyageur),
–        Etablit et met à la signature des bons de commandes mission,
–        Vérifie, décompte et saisi les états de frais dans SIFAC.
–        Gère les annulations de billets, les bons de caisse et frais d’annulations.
–        Pour les déplacements à l’international, décompte et gère les avances sur indemnités de missions à l’international.
–        Archive les dossiers traités.
–        Assure le nettoyage des flux.

 Gestion des achats

–        Analyse, contrôle et traduit les demandes d’achat dans le logiciel SIFAC
–        Edite et met à la signature le bon de commande achat
–        Finalise la commande auprès du fournisseur, en lien avec le service prescripteur
–        Certifie le service fait dans SIFAC, en lien avec les services prescripteurs qui constatent le service fait.
–        Archive les dossiers traités.
–        Assure le nettoyage des flux.
 
Communication

–         Explicite la règlementation et les procédures mises en place en interne (personnel) et en externe (vacataires…) concernant les politiques déplacements et achats (AID/OM, états de frais, certification du service fait…) lorsque nécessaire.
–         Répond aux diverses sollicitations (conditions de remboursement, de versement des indemnités, les délais de paiements, …)
–         Est un interlocuteur privilégié du service facturier.
–         Gère les contestations de premier niveau.
 
Autres missions

–         Procède aux commandes de fournitures administratives pour le compte du CSP.
–         Réalise le reporting qualitatif et quantitatif de ses activités.
–         Participe aux projets transversaux lorsque sa présence est nécessaire.

Poste vacant à temps plein, à pourvoir dès que possible.
Recrutement direct, par détachement ou mise à disposition sur la base d’un contrat de droit public à durée déterminée éventuellement renouvelable.
Niveau d’études : Niveau 2 Effectuer des activités simples

 
 
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