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2018-132674 – ASSISTANTE DE DIRECTION DU DIRECTEUR DES SYSTEMES D’INFORMATION (H/F)

Emploi Web : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Affaires générales
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
L'assistante de direction de la Direction des Systèmes d'Information, sous l'autorité du Directeur des Systèmes d‘Information, est en charge de l'organisation du secrétariat de cette direction.Vous organisez, assurez et gérez le secrétariat. Vous êtes l'interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes.A ce titre, vos missions sont les suivantes :Secrétariat :- Assurer l'accueil physique et téléphonique.- Assurer l'organisation logistique de rendez-vous, réunions et déplacements pour le compte de la Direction au profit du Directeur et des Chefs de Service.- Gérer l'agenda de la Direction.- Participer au comité de direction, en produire les comptes-rendus et suivre les relevés de conclusions.- Contribuer à la collecte des informations nécessaires aux réunions et instances.- Assurer la tenue des tableaux de suivi d'activités (congés…).- Assurer le secrétariat du Pôle en l'absence de l'assistante du Directeur Général Adjoint.Gestion documentaire :- Gérer le courrier « Arrivée » : enregistrement, tri, distribution, traitement, suivi des réponses.- Relecture et présentation des parapheurs.- Gérer le courrier « Départ » et le suivi des parapheurs : enregistrement et diffusion.- Gestion des dossiers spécifiques, confidentiels liés à l'équipe de Direction.- Préparer et suivre les dossiers du Directeur dont l'assistance à la réalisation du support.- Effectuer les missions d'archivage du secrétariat.Par ailleurs, vous êtes également en charge :- De représenter la Direction Informatique aux réunions fonctionnelles sur des sujets transverses, diffuser l'information auprès des agents de la Direction et répondre aux questions sur ces sujets.-Des missions de Référent RH, Octime, Arena, Flotte Véhicules et alimentation du logiciel associé.- De la gestion des ordres de mission de la Direction et des badges d'accès bâtiment.- Des cartes Achats (Gestion des commandes et stocks de fournitures de bureau, papier), et du suivi des collectes des indicateurs et interventions des VIP.

Vous avez une fine connaissance de l'administration départementale. Vous maîtrisez le Pack Office et les logiciels spécifiques au Département (Octime, Airdelib, Elise, Grand Angle).Vous possédez de réelles qualités rédactionnelles et organisationnelles.Vous avez le sens de l'initiative, de l'anticipation, de la discrétion, de la rigueur, du travail en équipe et des relations humaines. Vous faites preuve de curiosité intellectuelle.Vous avez une bonne méthodologie de classement et d'archivage.
Niveau d'études min. requis : Niveau IV : Baccalauréat général, technologique ou professionnel
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