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2018-109901 – Coordinateur du bureau des stages F/H (réf.FDLL3)

Emploi Web : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
Fonctions : Coordinateur du bureau des stages Catégorie : A Corps : Assistant Ingénieur BAP : JMission : Le (la) titulaire du poste est le (la) responsable du bureau des stages : il (elle) encadre une équipe de trois personnes à temps plein et d'une personne à mi-temps. Il (elle) travaille au sein du SCUIOIP de la Faculté des Lettres et en lien étroit avec celui-ci. Ses fonctions sont articulées autour des quatre pôles de responsabilité suivants :Organisation et gestion : • Organiser et gérer l'activité du bureau des stages en lien avec les autres directions et services de Sorbonne Université, les enseignants, les étudiants et les organismes d'accueil. • Assurer la conformité des conventions à la législation et à la réglementation en vigueur propre à Sorbonne Université. • Conseiller les étudiants dans leurs démarches avec les organismes partenaires, en vue de l'établissement de conventions de stage conformes aux règles. Informer et conseiller les étudiants et les autres parties en cas de difficulté avérée pendant le stage nécessitant l'intervention du bureau des stages. • Valider et signer par délégation les conventions de stage signifiant l'engagement juridique de l'Université. • Gérer le suivi des stages, le cas échéant en lien avec le niveau universitaire, y compris lors d'aléas tels que les accidents du travail, les ruptures de convention, etc. • Assurer, en lien avec le niveau universitaire des évolutions des procédures et des règlementations en vigueur au sein de l'établissement. • Réaliser, en lien avec le niveau universitaire, les réponses aux enquêtes sur les stages. Assurer la remontée des réponses pour la Faculté des Lettres et ses deux écoles internes (Celsa et Espé). • Participer le cas échéant, en lien avec les autres facultés et le niveau universitaire, aux groupes de travail concernant les stages et la césure.Informatique : • Mettre à jour chaque année l'outil de gestion des conventions de stage sur le logiciel Limesurvey. • Assurer la maintenance du formulaire en ligne des conventions en lien avec la direction des systèmes d'information.Management : • En lien avec la direction du SCUIOIP, assurer le recrutement annuel des agents du bureau des stages. • Assurer la formation de l'équipe tout au long de l'année. • Encadrer l'équipe du bureau des stages.Communication : • En lien avec le correspondant communication et web du SCUIOIP, assurer la mise à jour des pages dédiées aux stages sur le site de la Faculté des Lettres en lien avec la direction du service. • A la demande des enseignants, présenter les règles sur les stages et la procédure de délivrance des conventions aux étudiants. • En lien avec le niveau universitaire, participer aux réunions sur les stages et y représenter la Faculté. • Assurer une fonction d'écoute et de conseil auprès des étudiants et des enseignants sur les stages et leur insertion dans les formations.Encadrement : OUI

Connaissances transversales requises : - Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France - Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université - Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle - Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de rechercheSavoir-faire : • Connaissance de l'université et du milieu des entreprises. • Connaissances juridiques relatives au fonctionnement de l'enseignement supérieur et aux stages. • Maîtrise des outils bureautiques ; savoir utiliser le logiciel « Limesurvey » serait un plus de même qu'une appétence pour les outils numériques ; • Excellentes compétences en matière de communication écrite et orale. • Capacité à encadrer une équipe. • Compétences en matière de gestion de conflits. • Capacité d'organisation et de pilotage, capacité à déléguer, aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation. • Capacité à rendre compte de ses activités à la direction, savoir représenter l'université à l'extérieur.Savoir-faire transversaux : - Capacité à assurer l'encadrement d'agents permanents ou contractuels - Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels - Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents - Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l'équipe pour assurer les missions de l'équipe et garantir la continuité du service - Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances - Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations - Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l'évolution et de l'optimisation des organisations ou des procédures - Capacité à conduire et accompagner un projet - Capacité à conduire un entretien, une réunion - Capacité à structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse… - Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires - Capacité à élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte - Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats - Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs - Capacité à assurer de la bonne circulation de l'information au sein du service - Capacité à accompagner les personnels à l'usage des systèmes d'informationsSavoir être : - bon relationnel et sens du travail en équipe - disponibilité et réactivité - sens de l'analyse et force de proposition - adaptabilité et autonomie - organisation et rigueur - sens du service public - confidentialité
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
Niveau d'études min. requis : Niveau III : diplômes de niveau Bac plus 2 (DUT, BTS, DEUG, écoles des formations sanitaires ou soci
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